Executive Secretary
المهام والمسؤوليات الرئيسية :
- إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي/الأسبوعي، وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية وتأكيد الحضور.
- إعداد وتنظيم أجندة الاجتماعات (Executive Agenda) وتجهيز ملفات الاجتماع (Briefing Pack) ومحاضر الاجتماعات عند التكليف.
- متابعة مخرجات الاجتماعات وقرارات الرئيس التنفيذي وتوثيقها وإرسالها للجهات المعنية ومتابعة الإغلاق وفق المدد الزمنية.
- إدارة المراسلات الرسمية الواردة والصادرة (خطابات، مذكرات، بريد إلكتروني) وفق أساليب الكتابة الرسمية المعتمدة.
- تنسيق الاتصالات مع مجلس الإدارة/اللجان (عند التكليف) وتسهيل تمرير المتطلبات عبر القنوات الرسمية.
- تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية لمكتب الرئيس التنفيذي وأرشفتها وفق سياسة حفظ الوثائق والسرية.
- إعداد عروض مختصرة وتقارير متابعة دورية للرئيس التنفيذي (Status Updates) حسب التوجيهات.
- تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات، تأشيرات، خط سير، اجتماعات خارجية) وإعداد جدول الزيارات.
- استقبال الزوار/الضيوف لكبار المسؤولين وترتيب البروتوكولات والضيافة وفق سياسة الشركة.
- التنسيق مع الإدارات المختلفة للحصول على المعلومات المطلوبة للرئيس التنفيذي وتلخيصها بشكل واضح.
- متابعة التزامات الرئيس التنفيذي (موافقات، توقيعات، اعتمادات) وضمان عدم تعطل العمليات.
- الالتزام الصارم بالسرية المهنية وعدم تداول بيانات داخلية أو معلومات جوهرية غير معلنة.
- دعم مبادرات الحوكمة والامتثال ذات الصلة بمكتب الرئيس التنفيذي (تدقيق، سياسات، نماذج) حسب الحاجة.
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي ضمن نطاق الوظيفة.
المؤهلات والشروط المطلوبة :
- سعودي/ه الجنسية
- دبلوم أو بكالوريوس (إدارة أعمال، سكرتارية تنفيذية، إدارة مكتبية أو ما يعادلها).
- خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في سكرتارية تنفيذية/مكتب إدارة عليا (يفضل ببيئة شركات مساهمة أو شركات كبيرة).
- إجادة عالية لبرامج Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) وإدارة البريد والتقويم.
- إجادة العربية كتابةً وصياغةً، وإجادة الإنجليزية (يفضل مستوى مهني).
- المهارات والكفاءات.
- سرية عالية ونزاهة والتزام بالحوكمة.
- تنظيم ممتاز وإدارة وقت وأولويات تحت ضغط.
- مهارات كتابة محاضر وخطابات رسمية وصياغة بريد احترافي.
- تواصل ممتاز وبروتوكول وتعامل راقٍ مع أصحاب المناصب العليا.
- دقة عالية في المتابعة وإغلاق المهام (Follow-up & Closure).